お問い合わせ

導入事例

園-SiEN 登降園管理 <電気錠連動>

導入のきかっけを教えてください。

3年前から導入しております。ICTの補助金にて導入を検討しサーヴさんへシステム説明をお願いしましたが、実際は市での補助金導入が行われませんでした。来年には補助がでるかもしれないと思いましたが、システムの説明を聞いて大幅な時間削減が可能になると判断し、このタイミングで導入を決断しました。 門扉の電子錠との連動でセキュリティ管理を行いつつ、時刻管理、延長保育料金の計算ができるのは、とても魅力的な内容でした。子ども・子育て支援新制度にて、保育時間が異なる園児さんの時刻管理がとても大変に感じていた時期でもありました。

導入時の保護者の反応はいかがしたか?

園のセキュリティを強化したい動機を説明の上、時刻の管理も行いますと伝えたところ、皆さん快く賛同していただけました。時刻を管理しますと伝えると園でのメリットしかないように感じますが、セキュリティという部分が後押ししたと思います。サーヴさんからもらった保護者向けの案内文書を元に編集し、利用方法を事前に明確化できたのも、好印象の一つかと思います。

これまでの延長保育時間管理はいかがでしたか?

今までは保護者立ち合いの上、電波時計を確認し、職員が登降園時間を時間管理表へ直接記入しておりました。延長保育料金が加算される大切な管理なので、朝の受け入れ・帰りの送り出しをしながらも「間違えてないけない」という緊張感が負担となっておりました。時には保護者をお待たせしてしまったり、その場ですぐ記載できなかったりすることもあり、延長保育料金請求時に「あの時は延長ではないのでは」等の問い合わせもあり苦労をしていました。

導入による作業時間の削減と、職員の変化を教えてください。

従来は紙ベースで管理していた時刻を集計し、標準時間・短時間も意識しながら計算するのには1日程かかっておりましたが、ボタン一つで集計することができるようになりました。日々の職員の時間管理がなくなり、集計も瞬時にできるため、大幅な時間改善となりました。明細書も出てくるので、延長保育を利用した保護者様への説明内訳も安心して案内することが出来ております。また、職員は時間管理の緊張感から解放され、より現場に力を注ぐことができるようになりました。

入園を検討されている保護者の反応はいかがですか?

セキュリティを管理しつつ、正確な時刻で延長料金を算出しているので、安全性・公平性を伝えることができております。利用して3年ほど経過しておりますが、すべての保護者の方より、好印象を持っていただいていると思います。

カード忘れの方への対応はどうされていますか?

インターホンで対応し、玄関に設置してあるタブレットで職員が打刻を行っています。忘れる方は1日5人程度ですが、忘れた場合の対応も決まっているためスムーズに対応できております。タブレットは予備として併用していますが、基本的には登園時にICカードで施錠して園に入ると同時に時刻が記録されるので、打刻漏れがありません。

市区町村へ提出する延長保育実績表はどのように作成されていますか?

サーヴさんにてカスタマイズしていただいた1ヵ月の延長利用者のみを出力できる帳票を利用しております。それを転記するだけで簡単に作成することができます。監査等で、実際の利用園児数を聞かれたときは、このカスタマイズした別紙を印刷しておくことで、スムーズに対応できております。

その他の監査も問題ないでしょうか?

問題ありません。また、出席簿もサーヴさんのシステムを利用させていただいております。出席状況画面と連動しているので管理が便利です。そのまま印刷することで、出席簿の監査も問題なく通っております。

口座振替の利用はされていますか?

現在、延長保育料金は現金徴収ですが、保育料に関しては口座振替を利用しております。銀行のインターネットバンキングにも対応しているので、スムーズに管理ができております。

延長保育料金の口座振替は利用されないのですか?

まとめての引き落としではなく、別での引き落とし管理ができれば、口座振替を検討したいと思います。今後のバージョンアップに期待しております。当園では、保護者の利用銀行が2種類に分かれております。「該当銀行だけの出力」ができるようになるなど、バージョンアップにてシステム改善が行われているので、業務改善となる便利な機能が追加されるのを期待しております。

園-SiENを使う上で、不安や困ったことはありましたか?

わからないことは、その都度、電話・リモートサポートで案内して頂いておりますので、特に不安に思ったりすることはありません。

園-SiENの導入を検討されている方へアドバイスがあればお願いします。

セキュリティを気にされている方や、公平な時刻管理、延長保育料金を正確に集計したい園へおすすめしたいです。また、サーヴさんは、トータルサポートで業務システムから現場システムまで扱ってますよね。当園でも、会計・給与・給食・園-SiENと多岐にわたりシステムを利用しております。システム全般をお世話になりたい方は、総合的にサポートしていただくことも可能なので、おすすめしたいですね。